書類の管理をスッキリ解決！ポイントは自分にあった「期間とモノ」

おはようございます。

コラムスタッフの後藤佐知子です。

お片づけのお悩みでもよく耳にするのが「書類」に関すること。

郵便物、学校のお手紙、給与明細、保険関係、取扱説明書、趣味のものなど多岐にわたりますよね。

食べ物の賞味期限のように保管しておく「明確な基準が分かりづらい！」

「何をどう収納すればいいのかわからない？」そう思われている方が多いのではないでしょうか。

残念ながら、誰でも〇〇すれば解決！とはなかなか行かない書類整理。そこで今日はひとりの例として、私が取り入れている方法をご紹介いたします。

■法律の保管期限は決まっているの？

まず確認するのは『法律で定められている保管期限』があるか、ないかです。

インターネットでいくつかの情報を照らし合わせて確認します。

例えば、給与明細。

電子版の会社が増えていますが、紙で渡されるところもまだまだありますね。

普段はさほど気になりませんが、実は万が一の時に重要な書類なので悩みのタネのひとつ。

給与明細の保管期限は、法律には定められていないようですが、

ほど保管することをオススメします。

なぜなら、残業代の未払いを請求ができる期限が、法律で2年と定められているから！

あとは、確定申告をされる方は、5年は保管する必要があるので注意してくださいね。

『〇〇(書類の名前)  保管』と検索すると大抵のものはヒットすると思います。

ぜひ正式な保管期限を知りたい方は、調べてスッキリ解決！がオススメです。

■お悩み解消のポイントは2つ！

法律では決まっていないものは「書類の期限」を確認します。

期限とは、その書類が活用できる期間のことです。

例えば、バーゲンのお知らせDMなら、バーゲン終了後は不要な情報となりますよね。

他には、学校のイベントのお知らせならば、イベントの日まで。

提出期限があるものは、それまで。

セミナーのお知らせなら、セミナー開催日もしくは申込み日まで。

こんな風に、書類の消費期限を抑えておくと悩みの種が1つ減ると思います。

1番やっかいなのが、期限が明記されてないもの、よくわからないもの。

生命保険や銀行の書類、年金定期便など。

例えば、生命保険の書類って色々ありますよね。

契約前に設計してもらった提案書、契約の書類、約款、1年に1回届く様々な確認書類など。

私の場合、1年間に1回届くものに保険会社の運用結果のお知らせがありますが

「ここに入るだけ」と決めてとってあります。

何かあったときに必要なのは契約書、約款、設計書は、「いっぱいになってきたな…」と気になったら、古い物から捨てています。

私の場合、〇年分と決めすぎてしまうと途端に整理が面倒になってできなくなるタイプなので、何年分と明確な基準は決めてなく、気になったらやるだけです。

片づけでモヤモヤするのは、自分で納得していないのに、一般的には〇〇だからと、他人の意見を重視して手放してしまうこと。

一般論は参考であって、どれだけあれば安心できるのかはそれ人それぞれ。

自分で決めるのは重労働に感じるかもしれませんが、自分が納得する一番の近道は自分で決めることがだと思います。

ちなみに私はこのような書類を整理するとき、だいたい3～5年くらいとってあります。

保管におすすめな２つのファイル

面倒くさがりな私が使っている、ざっくり管理にオススメのファイルをがこちら。

1つ目は、１冊に３ポケット付きのA5クリアファイル。

使用頻度が高くて、紙の大きさが決まっている

公共料金の控えなどを保管しています。

水道、ガス、電気と分けずに支払ったらファイルにざっくり入れるだけです。

私は細かく分けると面倒になりしまえなくなるので、しまう場所だけ決めて

後は気が向いたら古いものがどのくらい前なのか確認をします。

支払ったらこのファイルに入れると決めてあるので、しまう場所に悩むことはありません。

2つ目は、入り口が斜めになっているポケットファイル。

比較的出し入れすることが多く、紙のサイズがまちまちなものをいれます。

例えば、医療費の領収書など(病院、薬局によって大きさがちがいますからね)。

３つめは、通常のポケットファイル。

1度入れたらほぼ出さないような書類は、特別なものを用意する必要はなく、お家にあるファイルで十分！

ここに保管しているのは、年金定期便やクレジットカードなどの契約書などなどです。

いかがでしたか？

書類は、間違って捨ててしまったら取り返しのつかないこともあるので、より慎重になってしまいますよね。

自分なりに抑える「保管期限」と「収納方法」を決めておくと、悩みの種が小さくなるかもしれませんね。

収納する時のポイントは、どういう状態だと自分が使いやすいのかを考えてみると収納グッズが選びやすくなると思います。

毎日が快適に、ちょっと素敵な日々になりますように！

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次回は２月６日、【寒い今にぴったりの『冬のアロマ』】をお届けいたします。
お部屋に広げる香りを変えるだけで、手軽に四季を感じることができるのをご存知でしょうか？「冬」を感じられる香りや、「風邪予防」まで、この時期オススメのアロマをご紹介いたします！
お楽しみに！

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