リビングダイニング

分かる・使える書類管理!ざっくりOKの“人別ファイル”

おはようございます、こせきみほです。



最近、保育園や幼稚園ではアプリ等を利用して、紙媒体の配布が減っているところもありますが、学校に関しては紙の書類で配布されることも多いのではないでしょうか。 

私もデジタルツールでも書類管理をしていますが、紙の書類管理もやはり必要です。  

本日は、小学校・保育園・サラリーマン・ワーママの4人家族の書類整理方法をご紹介します。 

書類整理にかける時間は限られる 

紙書類が多い業界で働いていた期間が長い私には、いわゆる「ファイリング」(ラベリングして、分類し一括管理・保存。期限が来たら破棄)というのは馴染みのあるもので、会社でもファイリングは好きな作業。 

当初、会社と同じように家庭の書類も管理しようとしていたのですが、家族が増え、書類の種類・量も増加。反して書類整理にかけられる時間は減るばかり。 

そして、育休から復帰した後、もうこのままでは回らない!となり、「きちんと管理」より「ざっくり管理」を目指す方向に変更しました。 

大事なのは、自分にあった管理方法を見つけること。”きちんと管理”ができなくても、大丈夫!書類を管理する目的を達成できればOKです。 

人別管理で「ここを探せば見つかる」 

ざっくり管理で重視したのは以下の3点! 

  • 管理・保存に手間をかけない 
  • 欲しいときに取り出せる 
  • さっと捨てられる 

リビング戸棚の中に 、夫、私、息子、娘、家族の書類用と「家族人数プラス1」の収納場所を確保しています。 

誰のものとの判断つかないもの、家族みんなに共通するものは家族用として保管です。 この「家族用」の分類は便利でおすすめ! 

各人の書類はこのスペースにあるので、探すのはここだけです。 

子どもの書類は、大人の書類に比較し長期保存が必要なものは少なく、成長に伴い更新が頻繁にあります。 1年更新の書類も多いので新しい書類をもらった時に、古い書類を破棄すると書類の総量が増えません。 

整理するアイテムは何を使う? 

  • 1年以上保存しそうなもの(年間予定や公的書類・手続き書類等) 
    →無印良品の30穴ファイルに入れて、バインダーにはさみ、戸棚にぽん。 
  • 1年以下の保存になりそうなもの(長期休みのお知らせ、提出期限があるもの等) 
    →クリアファイルに挟んで、戸棚へぽん。 
  • 毎月のお知らせ(給食メニュー、学級だより等) 
    →戸棚内側にペタリと貼る。 

とざっくりです。 

見えないと忘れるのでバインダーに入れるときも、ファイルに挟むときも、透明なもの一択! 一人だけ違うファイルですが、気にしない笑 

情報共有をしよう 

書類管理は情報管理。 家族みんながわかる状態・使える状態にしておくと、「あれどこにあるの~?」に応える時間が減って自分も楽になりますよ。 

子どもの年齢的にも、まだまだ聞かれることが多いですが、それでも見つけやすいのは自分が楽です。 

また鮮度も大切。右から、左からと新しいもの・使ったものを入れる順番を決めると自然と古いものが固まってくるので、使わないものがすぐわかります。 

小学生になるとプリントが増えるので、子どもも少しずつ自分で管理する練習をする必要も。子どもの成長に合わせて任せる範囲を広げていきたいなと思っています。小学生なので、このあたりは我が家のこれからの課題です。 

どんな書類管理方法が良いか?は管理スペースや人数、紙媒体でどの程度保管したいか?など家庭によって様々です。 自分たちに合うかたちを見つけてくださいね!  

毎日が快適に、ちょっと素敵な日々になりますように! 


こせき みほ

子育て真っ盛り!面倒くさがりだからこその時短家事アイディアが豊富。アドラー心理学の勇気づけ講座も開催中。

ブログ:まいにち楽にのほほんと

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